Stos teczek piętrzący się na regale, chaotyczne poszukiwania dokumentów przed kontrolą PIP i wieczny niepokój, czy wszystko jest na swoim miejscu. Brzmi znajomo? Prowadzenie kartoteki pracowniczej nie musi być jednak koszmarem działu HR. Wystarczy wiedzieć, jak robić to mądrze i zgodnie z przepisami. Oto co musisz wiedzieć o prowadzeniu kartoteki pracowniczej.
Kartoteka pracownicza – co to jest?
Kartoteka pracownicza to zbiór dokumentów dotyczących konkretnej osoby zatrudnionej w firmie. Można spotkać się również z pojęciem akt osobowych lub teczki personalnej. W praktyce wszystkie te terminy oznaczają to samo – uporządkowaną dokumentację pracowniczą, którą każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić.
Obowiązek ten wynika wprost z kodeksu pracy i dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości firmy czy branży. Nie ma znaczenia, czy zatrudniasz dwóch, czy dwustu pracowników. Kartoteka musi istnieć dla każdej osoby, z którą podpiszesz umowę o pracę.
Co zawiera kartoteka pracownicza?
Struktura kartoteki pracowniczej jest ściśle określona przepisami prawa. Dokumentacja dzieli się na cztery główne części oznaczone literami A, B, C, D i E.
- Część A zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Znajdziesz w niej kwestionariusz osobowy kandydata, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe oraz orzeczenia lekarskie z wstępnych badań medycyny pracy.
- Część B to najobszerniejsza sekcja obejmująca dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia. Trafiają tam umowy o pracę, dokumenty dotyczące szkoleń BHP czy potwierdzenia zapoznania się z regulaminami wewnętrznymi.
- Część C dotyczy ustania stosunku pracy. Przechowujesz w niej m.in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, dokumenty związane z żądaniem wydania świadectwa pracy i kopię świadectwa pracy przekazanego pracownikowi.
- Część D to miejsce na dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną pracownika.
- Najmłodszą częścią akt pracownika jest część E. Przechowuje się tam informacje związane z kontrolą trzeźwości pracownika.
Oprócz akt osobowych pracodawca ma obowiązek prowadzić dodatkową dokumentację. Obejmuje ona ewidencję czasu pracy czy kartę wypłaconego wynagrodzenia.
W jaki sposób można prowadzić kartotekę pracowniczą?
Możesz zdecydować się na tradycyjną papierową wersję kartoteki lub nowoczesną formę elektroniczną.
Dlaczego warto prowadzić elektroniczną kartotekę pracownika?
Przejście na elektroniczne bazy danych pracowniczych to krok milowy w stronę optymalizacji procesów w firmie. Dzięki nim wszystkie dokumenty masz dostępne po kliknięciu myszką niezależnie od tego, czy pracujesz z biura w Warszawie, czy z home office na Mazurach. Wyszukiwanie konkretnych informacji zajmuje sekundy, a nie godziny.
Systemy do elektronicznego obiegu dokumentów automatyzują wiele procesów. Program sam pilnuje terminów ważności badań lekarskich czy szkoleń BHP i wysyła powiadomienia odpowiednim osobom. Dzięki temu ryzyko, że przeoczysz ważny termin, spada praktycznie do zera. Dodatkowo elektroniczna dokumentacja doskonale wpisuje się w nurt „paperless” i dbania o środowisko, co jest ważne dla firm dbających o swój wizerunek.
Podjęcie decyzji o cyfryzacji kartoteki pracowniczej to krok w kierunku nowoczesnego zarządzania zespołem. Oznacza to minimalizację błędów podczas jej prowadzenia, a także mniejsze ryzyko zgubienia dokumentów i łatwiejszy dostęp do akt pracowniczych.
Specjalista HR z 10 letnich doświadczeniem w sektorze IT. Blog Eunic.pl dotyczy głównie tematów związanych z pracą i biznesem.
