Transformacja modeli pracy, jaka dokonała się w ostatnich latach, postawiła wiele organizacji przed koniecznością ponownego zdefiniowania podstawowych procesów zarządczych. Jednym z nich jest rejestracja obecności pracowników. W tradycyjnych warunkach biurowych była ona oczywistością, często ograniczoną do ewidencji czasu wejścia i wyjścia. Jednak w realiach pracy zdalnej i hybrydowej pojawiło się pytanie o zasadność jej dalszego stosowania. Czy lista obecności nadal pełni funkcję organizacyjną i wspiera zarządzanie zespołem, czy też staje się przeżytkiem? Sprawdź!
Obecność czy zaangażowanie – co naprawdę powinien monitorować menadżer?
Jeszcze nie tak dawno sama obecność pracownika była traktowana jako nieodłączny element jego zaangażowania zawodowego. Obecność fizyczna w biurze stanowiła domyślny dowód aktywności, niezależnie od faktycznego wkładu w realizację zadań. Tymczasem w modelach pracy zdalnej i hybrydowej wygląda to nieco inaczej. Zaznaczenie obecności w systemie lub aktywny status w komunikatorze nie są równoznaczne z efektywnością ani zaangażowaniem.
Właśnie dlatego ważniejsze staje się to, jakie są rezultaty pracy i w jakim stopniu pracownik wspiera realizację celów zespołu i organizacji. Zarządzanie zespołem rozproszonym wymaga zmiany priorytetów – z koncentracji na czasie pracy na koncentrację na efektach. W centrum uwagi powinny znaleźć się mierzalne rezultaty, jakość komunikacji, inicjatywa oraz poziom odpowiedzialności za powierzone zadania.
Jak efektywnie prowadzić listę obecności w modelu zdalnym i hybrydowym?
Mimo że tradycyjna forma listy obecności traci na znaczeniu, wiele organizacji nadal potrzebuje danych dotyczących czasu pracy – z powodów prawnych, operacyjnych lub kadrowych. W takiej sytuacji ważne staje się dostosowanie sposobu rejestrowania obecności do specyfiki pracy zdalnej i hybrydowej. Efektywne rozwiązania powinny wspierać transparentność, nie obciążając przy tym zespołu nadmiernymi formalnościami.
Nowoczesne narzędzia do rejestrowania czasu pracy, takie jak elektroniczna lista obecności pozwalają na elastyczne podejście do ewidencji obecności. Wiele z nich umożliwia automatyczne śledzenie aktywności, integrację z kalendarzami oraz planowanie dostępności zespołu w trybie asynchronicznym. W organizacjach, gdzie obowiązuje model hybrydowy, lista obecności może również pełnić funkcję logistyczną – umożliwiając na przykład planowanie obecności w biurze, rezerwację stanowisk pracy czy dostosowanie dostępności liderów.
W czasach, gdy wiele firm przeszło na tryb pracy zdalnej i hybrydowej lista obecności nie musi być przeżytkiem, jednak zdecydowanie powinna przejść transformację. Nowoczesne narzędzia oraz zmiana podejścia do zarządzania zespołem umożliwiają rezygnację z mechanizmów czysto kontrolnych na rzecz modelu opartego na zaufaniu, odpowiedzialności i efektywności. W tym kontekście lista obecności może odgrywać rolę narzędzia wspierającego zarządzanie, nie ograniczając przy tym autonomii zespołu. Z pewnością zgodzisz się z tym, że ostatecznie to nie czas spędzony przy komputerze decyduje o wartości pracownika, lecz jego rzeczywisty wkład w realizację celów organizacji.
Specjalista HR z 10 letnich doświadczeniem w sektorze IT. Blog Eunic.pl dotyczy głównie tematów związanych z pracą i biznesem.
